Sistem Penyimpanan Arsip

  SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

         Kali  ini saya akan membagikan postingan tentang sistem penyimpan surat. Sistem penyimpanan surat terbagi menjadi 5 macam. Yaitu terdiri dari sistem filling abjad,sistem tanggal,sistem subyek,sistem nomor dan sistem wilayah .

       Berikut ini materinya ,, selamat belajar . .

1.      1.  Sistem filling abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.

        Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain.

        Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok brkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam kearsipan dengan sistem abjad, yaitu folder campuran, folder individu, dan folder khusus. 

         *Keuntungan dan Kerugian Penyimpanan secara Alpabetis*
            Keuntungan:
1) Biaya pelaksaannya lebih murah
2) Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
3) Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami
4) Hanya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengan kesamaan abjad,dll.

            Kerugian:
1) Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten
2) Nama yang sama mungkin membingungkan,khususnya jika ejaannya sama
3) Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak
4) Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga,dll.

       

P        Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan:

1)      Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

2)      Isi bon peminjaman

3)      Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

4)      Cari arsip ke laci filling cabinet sesuai kode arsip

5)      Ambil arsip yang diminta

6)      Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil

7)      Serahkan arsip kepada yang memerlukan.

2.   2.     Filling sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal,bulan atau tahun.

        Penyimpanan arsip bisa dilakukan di pusat arsip(sentralisasi) atau di unit kerja masing-masing(desentralisasi) atau campuran. Prosedur penyimpanan arsip adalah:

1.       Penampungan

2.       Penelitian

3.       Pengindeksan

4.       Pengkodean

5.       Penyortiran

6.       Penyimpanan

         3.  Sistem Pokok Masalah/Subyek

Sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip(arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:

      1)Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.

       2)Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali

       3)Pemberian kode surat

     4) Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali
5)Menyimpan kartu kendali.
  

  4.      Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

 5. Sistem Nomor

            Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. Perlengkapan yang diperlukan adalah Filling cabinet, Guide, Folder.
    
      Cara penyimpanan surat yaitu surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya, memberi kode surat, mencatat surat kedalam kartu kendali, mencatat surat pada kartu indeks, menyimpan surat, menyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan, dan yang terakhir menyimpan kartu kendali

          Sistem nomor menurut Terminal Digit. Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah  perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet dan kartu kendali. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

       1)    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

       2)    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

      3)    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder. Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

      
       Sistem Nomor Middle Digit. Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

                 Semoga materi yang saya buat ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan penulisnya sendiri .
Jangan lupa like dan komentarnya ya . . .
Terima kasih.

 

 

         

#SEMOGA BERMANFAAT# :-)